Quand un travailleur quitte l’entreprise, gérer sa boîte e-mail peut être un véritable casse-tête pour l’employeur. Pas de panique ! 👇
🔒 𝗟𝗲 𝗷𝗼𝘂𝗿 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗳𝗶𝗻 𝗱𝗲 𝗰𝗼𝗻𝘁𝗿𝗮𝘁 : La boîte e-mail doit être bloquée. Plus personne ne doit pouvoir y accéder après le départ du travailleur.
📬 𝗠𝗲𝘀𝘀𝗮𝗴𝗲 𝗮𝘂𝘁𝗼𝗺𝗮𝘁𝗶𝗾𝘂𝗲 : Activez un “out of office” pour informer les expéditeurs que le travailleur ne fait plus partie de l’entreprise et fournissez les coordonnées d’une personne en charge du suivi.
⏳ 𝗗𝘂𝗿é𝗲 𝗱𝘂 𝗺𝗲𝘀𝘀𝗮𝗴𝗲 : En général, ce message peut rester actif 1 mois, voire 3 mois si le travailleur occupait un poste à responsabilité. Dans ce cas, l’accord du travailleur est requis.
⚠️ 𝗖𝗲 𝗾𝘂’𝗶𝗹 𝗻𝗲 𝗳𝗮𝘂𝘁 𝗽𝗮𝘀 𝗳𝗮𝗶𝗿𝗲 : Le transfert automatique des e-mails vers une autre adresse est interdit.
🗑️ 𝗦𝘂𝗽𝗽𝗿𝗲𝘀𝘀𝗶𝗼𝗻 𝗱é𝗳𝗶𝗻𝗶𝘁𝗶𝘃𝗲 : Après cette période, la boîte e-mail doit être définitivement supprimée. Assurez vous d’avoir archivé les messages nécessaires après avoir permis au travailleur de récupérer ses e-mails privés.
✅ 𝗨𝗻 𝗰𝗼𝗻𝘀𝗲𝗶𝗹 ? Mettez en place une procédure claire pour gérer les départs en toute conformité avec le RGPD. Besoin d’un modèle ? Chez Yelaw, on vous aide à ne rien oublier 🤝
